Fit für die Zukunft mit Hybridevents?

Was sollte man bei der Planung hybrider Events beachten? Welche Formate eignen sich? Und mit welchem Aufwand muss man rechnen? Antworten gab Christian Bachmann von der Medienagentur DDV Media. Hier erfahren Sie mehr.

2020 ist ein schwieriges Jahr, auch für die Eventbranche. Sich häufig ändernde Hygiene-Auflagen, zurückhaltende Teilnehmerinnen und Teilnehmer und Veranstaltungsverbote erschweren jede Veranstaltungsplanung. Digitale oder hybride Formate scheinen da die einzige Rettung. Aber auch ohne Corona-Beschränkungen können diese die erste Wahl sein. Wer nicht komplett „digital“ gehen will, für den sind Hybridevents – also die Mischung aus virtuellem und Live-Event – eine Alternative.

Was sollte man bei der Planung hybrider Events beachten? Welche Formate eignen sich? Und mit welchem Aufwand muss man rechnen? Christian Bachmann, Head of Video bei der Medienagentur DDV Media, gab am 25. November Antworten. Eingeladen hatten die DPRG Landesgruppe Sachsen und die WIRTSCHAFT in Sachsen, das Entscheidermagazin der Sächsischen Zeitung. Aufgrund der aktuellen Lage rein „digital“ – ursprünglich war die Veranstaltung selbst als Hybridevent geplant.

Hybrid ist nicht trivial

Sie können die Reichweite einer Veranstaltung stark erhöhen und bieten für Veranstalter wie Organisatoren Flexibilität. Doch die Planung hybrider Events ist nicht zu unterschätzen: Die Gäste vor Ort und die im Livestream wollen in Sachen Erlebnisqualität gleichermaßen auf ihre Kosten kommen.

Interaktionsmöglichkeiten für das Publikum und eine dynamische Bildführung, wie man sie aus dem Fernsehen gewohnt ist (mehrere Blickwinkel), wollen gut geplant sein. Häufig ist für die Umsetzung viel Personal und Technik nötig – und damit viel Budget.

Doch auch mit Laptop und Webcam oder einem einzelnen Smartphone lässt sich bereits viel erreichen. Eine hybride Liveführung ermöglicht nicht nur wenigen Teilnehmern vor Ort, sondern vielen vor den Bildschirmen den Einblick ins Labor. Die Fortbildung, die aufgrund von Abstandsregeln nur wenigen Teilnehmern offensteht, kann hybrid gehalten viele Interessierte erreichen. Technikerschulungen an neuen Maschinen können praxisnah und zeitgleich an verschiedenen Orten erfolgen. Interaktive Tools erleichtern die internationale Projektzusammenarbeit ganz ohne langes Reisen, klimafreundlich und zeitsparend.

Hybridevents planen – worauf muss man achten?

Anhand eines umfangreichen und mit eigenen Erfahrungen gespickten Leitfadens erläuterte der Medienprofi Bachmann die konzeptionellen Möglichkeiten bei der hybriden Eventplanung sowie deren Vor- und Nachteile. Im Fokus standen zunächst die Fragen: Videokonferenz-Tool oder Filmteam? Liveevent oder Aufzeichnung? Aktives oder passives Publikum? Vortrag oder Diskussion? Diese Entscheidungen definieren die Anforderungen an die Location, die benötigte Technik und Infrastruktur.

Eine leistungsstarke Netzwerkverbindung ist natürlich essenziell. Aber auch wenn die stimmt, kann es passieren, dass die digitalen Teilnehmer dem Geschehen vor Ort bis zu 30 Sekunden hinterherhinken – je nach Anzahl der Verteilerknoten oder abhängig vom Streamingdienst. Eine hohe Latenz (Zeitverzögerung) kann dann zu Unmut führen, wenn zum Beispiel User Fragen stellen, das Liveprogramm aber schon einen Schritt weiter ist.

Bei der konkreten Eventplanung geht es dann um die folgenden Fragen: Welche Zielgruppe will ich erreichen? Mit welchem Format (Vortrag, Workshop, Gala, etc.)? Wie viele Referenten sollen was präsentieren? Welche Interaktionsmöglichkeiten hat das Publikum? Welche Location und Technik werden benötigt? Wie erreiche ich die Zielgruppe (Streaming, Zugang, Tool)? Ist all dies gut geplant, sind alle Beteiligten gut gebrieft und stimmt die Technik, dann können passgenaue Hybridevents mit großer Reichweite und hoher Interaktivität gelingen. Aber auch diese werden die Stimmung beim abendlichen Austausch am Runden Tisch wohl kaum ersetzen können – da waren sich die Teilnehmer der Veranstaltung einig.

„Ein Mitschnitt der Veranstaltung kann in der App DPRG.mobil im Mitgliederbereich „Über uns – Aufzeichnungen…“ angesehen werden.“ Hier geht es zum Download der App im Apple Store und im Google Play Store.

Autorin: Annika Ballin (stellv. Vorsitzende der DPRG LG Sachsen), Dresden

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