5 Tipps für erfolgreiche Online-Meetings und Videokonferenzen

Die vergangenen Wochen haben unsere Arbeitswelt auf den Kopf gestellt. Wir mussten umdenken und uns neuen Herausforderungen stellen, denn die Kommunikation mit Kollegen und Vorgesetzten wurde durch die angeordnete Arbeit im Homeoffice digital.

Haben Sie die Erfahrung gemacht, dass Online-Meetings ineffizient sind oder sich Videokonferenzen unnötig in die Länge ziehen? Die Stimmung der Kollegen reicht von absoluter Begeisterung bis hin zur Ablehnung? Gab es Ängste vor Video-Pannen? Mit den nachfolgenden Tipps führen Sie nicht nur effektive Meetings, sondern schaffen zudem motivierte Mitarbeiter, die den digitalen Austausch als willkommene Alternative anerkennen:

Organisation steht an erster Stelle und findet vor dem Meeting statt:

1. Verantwortlichkeiten festlegen
Klare Strukturen sind auch für Online-Meetings wichtig. Wer moderiert das Meeting? Wer ist der Ansprechpartner bei technischen Problemen? Wer hat den Überblick über die Teilnehmer, die To-dos und die Agenda? Wer steht für allgemeine Rückfragen zur Verfügung? Im Vorfeld sollte sowohl ein Organisator als auch ein Moderator festgelegt werden. Der Organisator stellt die Termine ein, übernimmt die Einladung der Teilnehmer und ist der Ansprechpartner für alle technischen Belange. Der Moderator führt die Runde an, hat die Agenda im Blick und delegiert Aufgaben.

2. Vorbereitungen treffen
Neben der inhaltlichen Vorbereitung auf ein Online-Meeting, sollte auch der Ort des Geschehens in Ordnung gebracht und überprüft werden. Denn: Ein aufgeräumter und ruhiger Platz mit funktionierender Internetverbindung ist Voraussetzung für ein erfolgreiches Meeting. Am besten die Technik vorher nochmal checken: Funktionieren Mikrofon und Kamera? Läuft das Internet stabil? Außerdem: Was sind die Inhalte des Meetings? Der Moderator bereitet seine Agenda vor, der Teilnehmer notiert sich im Vorfeld den aktuellen Status-quo der Tätigkeit und eventuelle Fragen.

Richtlinien, Aufmerksamkeit und Interaktion während des Meetings:

3. Kommunikationsregeln besprechen
Mehrere Teilnehmer wollen gleichzeitig sprechen oder es werden nebenbei E-Mails abgearbeitet? Um solchen Störfaktoren vorzubeugen, sollten zu Beginn eines Online-Meetings oder bei einem neuen Teilnehmerkreis grundlegende Regeln besprochen und die Technik erklärt werden. Wie kann das Mikrofon stumm und die Kamera aus- oder eingeschalten werden? Gibt es die Funktion „Hand heben“? Kann der Hintergrund verwischt oder durch ein anderes Bild ersetzt werden?

4. Aufmerksamkeit halten und Interaktion fördern
Je aufmerksamer die Teilnehmer sind, desto eher wird ein produktives Ergebnis erreicht. Also: Nur das Wesentliche besprechen und Pausen einplanen, Interaktion fördern und Multitasking unterbinden. Halten Sie die Präsentationszeit so gering wie möglich oder schaffen Sie ausreichend Wechsel zwischen Präsentation und Interaktion. Sprechen Sie die Teilnehmer direkt an. Und: Bitten Sie die Teilnehmer die Kamera einzuschalten. Das schafft eine persönlichere und verbindlichere Atmosphäre.

Dokumentation und Transparenz nach dem Meeting:

5. Protokoll
Auch eine Videokonferenz will protokolliert werden: Welche Themen müssen beim nächsten Online-Meeting erneut aufgegriffen werden? Wer hat welche To-dos übertragen bekommen? Was sind die Ziele für die kommende Zeit?

Es ist klar, dass die Umstellung auf das Meeting am Monitor für den einen oder anderen Herausforderungen birgt. Den Mitarbeitern sollte die Scheu vor Online-Meetings und Videokonferenzen genommen und Sicherheit im Umgang mit der Technik geboten werden. Ein Hilfsmittel können Coachings sein, die im Vorfeld bei Bedarf stattfinden.

Die Digitalisierung gewinnt an Prägnanz und hat durch die Corona-Krise unerwartet rasanten Aufschwung bekommen. Effektiveres Arbeiten und steigende Produktivität sind nur zwei der unverkennbar vorhandenen Vorteile von Online-Meetings oder Videokonferenzen. Stellen wir uns also darauf ein, dass uns die Thematik zukünftig mehr und mehr begegnen wird.

Sie benötigen Unterstützung bei der Digitalisierung? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf!